À la fin des années 1990, Internet était une ressource supplémentaire pour les entreprises, plus axée sur l’échange d’informations que sur la numérisation des processus opérationnels. Cependant, au cours de la dernière décennie, ce processus s’est considérablement accéléré et beaucoup ont sauté dans le train de la technologie. Cependant, la transformation numérique dans les PME est une chose qui a encore beaucoup de chemin à faire.
Parfois, la technologie n’est pas bien mise en œuvre ou est négligée. En outre, certaines entreprises estiment que la numérisation se limite à l’installation d’une série de logiciels ou d’applications ou qu’elles doivent investir une somme folle pour y parvenir. Rien n’est plus éloigné de la vérité.
Cependant, la transformation numérique est un processus très exigeant qui prend beaucoup de temps et qui nécessite même de modifier l’organisation des entreprises à partir de la base.
Il ne s’agit pas seulement de questions liées à la gestion du personnel ou aux ressources de l’entreprise. La culture d’entreprise elle-même doit s’adapter à ce nouvel environnement, une étape qui n’est pas toujours franchie avec la rapidité souhaitée et qui complique la réussite du processus.
En bref, la transformation numérique dans les PME ou les grandes entreprises ne peut pas être réalisée uniquement dans certains aspects de l’activité. Pour être vraiment efficace, elle doit être mise en œuvre avec une approche globale.
Table des matières
Le contexte de la transformation numérique dans les PME
Les petites et moyennes entreprises, communément appelées PME et qui représentent 99 % du tissu économique suisse (données de le Confédération helvétique ), ont été plus réticentes à parier sur la numérisation que les grandes entreprises. Une étude en 2018 a révélé que 81 % des PME suisse n’avaient pas de plan spécifique de transformation numérique. Et si l’on considère les petites entreprises ou les indépendants, le pourcentage passe à 86%.
Cela signifie-t-il que les PME ne sont pas intéressées par la numérisation ? Pas exactement. Ce que ce rapport et d’autres rapports suggèrent, c’est que les entreprises suisses procèdent à une numérisation partielle de leur structure.
Dell Technologies affirme que 70 % des entreprises suisses investiraient déjà dans des technologies qui facilitent le processus de numérisation. Cependant, si l’on examine ces données de manière approfondie, seulement 2 % des entreprises considèrent la transformation numérique comme une priorité stratégique.
Pourquoi la transformation numérique est importante pour les PME
La numérisation n’est pas un phénomène qui concerne uniquement les entreprises, quelle que soit leur taille. La société, et donc les consommateurs, subissent également un processus particulier d’adaptation aux nouveaux environnements numériques. Les entreprises qui ne respectent pas les mêmes délais que le marché courent le risque d’être laissées pour compte. De plus, l’idéal est de toujours anticiper les changements. Une autre tendance actuelle qui pousse les entreprises à approfondir leur transformation numérique dès que possible est l’importance croissante de la gestion des données, connue sous le nom de Big Data.
Les entreprises traitent de plus en plus d’informations et sont obligées de faire un usage approprié de toutes ces données, en les générant, en les analysant, en les stockant et en les récupérant. Une entreprise numérisée peut gérer tout ce qui est lié aux Big Data de manière beaucoup plus efficace.
Les avantages de la transformation numérique dans les PME
Toutes les entreprises peuvent tirer des avantages importants de la transformation numérique, mais ce sont peut-être les PME qui peuvent le plus profiter de la mise en œuvre du processus de numérisation.
- Augmentation de la productivité : les performances au travail peuvent être considérablement améliorées en automatisant certaines tâches de routine qui occupent actuellement une partie de la journée de travail des travailleurs.
- Compétitivité accrue : alors que de nombreuses PME sont réticentes à l’idée d’achever leur transformation numérique, les entreprises qui franchissent cette étape de manière décisive peuvent obtenir des avantages concurrentiels intéressants pour se démarquer sur le marché.
- Amélioration du travail d’équipe : les PME ont une main-d’œuvre très réduite, de sorte que presque tous les professionnels sont obligés de coopérer pour mener à bien leurs tâches. La numérisation peut faciliter leur communication et leur coordination, améliorant ainsi les résultats du travail d’équipe.
- Une plus grande autonomie des travailleurs : dans les PME, tous les travailleurs assument certaines responsabilités supplémentaires en raison de l’absence de cadres intermédiaires ou de superviseurs dans de nombreux cas. Néanmoins, la transformation numérique signifie que les employés peuvent gérer leurs tâches avec plus de souplesse et d’autonomie.
- La réduction des coûts de fonctionnement : c’est un aspect particulièrement sensible pour les PME. La numérisation des processus opérationnels implique souvent une réduction des coûts, libérant ainsi des ressources financières pour entreprendre des investissements plus stratégiques.
- Amélioration de l’expérience du client : nous ne pouvons pas oublier l’évaluation que les clients font des services fournis. La transformation numérique permet à l’entreprise de disposer de nouveaux canaux de communication avec les clients, qui à leur tour peuvent accéder à distance aux services de l’entreprise.
Les défis de la transformation numérique pour les PME
Il est évident que tous les aspects de la transformation numérique des PME ne se prêtent pas à une mise en œuvre simple et rapide. Les entreprises qui prennent la décision de passer au numérique sont confrontées à un certain nombre de défis exigeants :
Respecter la nature intégrale du processus de transformation numérique de la PME.
Nous avons déjà évoqué plus haut la nécessité d’opter pour une numérisation complète de l’entreprise, car le contraire pourrait entraîner des dysfonctionnements ou, du moins, diluer certains des avantages de ce changement.
Impliquer l’ensemble de l’entreprise dans la transformation numérique de la PME
C’est plus facile à réaliser dans les PME que dans les grandes entreprises, mais même ainsi, il est important d’éduquer tous les employés afin qu’ils s’engagent dans la transformation numérique et collaborent activement à chaque phase du processus.
Acquérir les compétences nécessaires
Pour aller plus loin dans le point précédent, il est possible que tous les employés aient besoin d’une formation spécifique pour manipuler les nouveaux outils numériques. Cela s’applique également aux personnes chargées de la gestion de l’entreprise.
Comprendre la transformation numérique des PME comme un investissement à long terme
Les avantages de la numérisation pour les PME ne se feront sentir que lorsque les entreprises auront achevé le processus. Il faut partir du principe qu’il s’agit d’un investissement à long terme qui ne peut être retiré une fois qu’il a commencé.
Les objectifs du plan de transformation numérique pour les PME
Que voulons-nous réaliser avec la numérisation de l’entreprise ? Pourquoi devons-nous mettre en place un certain outil de gestion ? Quel est l’intérêt de modifier la procédure actuelle de gestion des données utilisée dans l’entreprise ?
Toutes ces questions devraient être résolues avec le plan de transformation numérique pour les PME, qui comprendra les objectifs que l’entreprise compte atteindre.
- Encourager le développement des talents : la numérisation ne cherche pas à remplacer les employés par des programmes qui remplissent leurs tâches. Rien n’est plus éloigné de la vérité. Grâce aux nouvelles technologies, les professionnels peuvent consacrer plus d’attention aux fonctions qui génèrent une plus grande valeur, ce qui favorise leur épanouissement personnel et professionnel.
- Rationaliser et simplifier les processus administratifs : l’un des résultats les plus évidents d’un processus de numérisation bien mené est une administration plus efficace. L’un des objectifs fondamentaux est de simplifier la gestion de l’entreprise afin que les professionnels puissent se concentrer sur les différents secteurs d’activité.
- Améliorer la connexion entre les différentes sections de l’entreprise : les employés et les dirigeants de PME (qui sont souvent la même personne) ne peuvent pas seulement s’occuper de leurs fonctions plus spécifiques. Toutes les parties de l’entreprise ont un impact les unes sur les autres d’une manière ou d’une autre. La numérisation devrait permettre de relier les différents secteurs de l’entreprise entre eux.
- Créer des équipes plus cohérentes : il n’est pas rare que, lorsque l’on parle de nouvelles technologies dans les PME, on oublie que toutes ces dernières sont au service des personnes. L’un des objectifs essentiels de tout plan de transformation numérique est de créer des équipes plus cohésives, avec un niveau de confiance mutuelle plus élevé.
Plan de transformation numérique pour les PME, comment le concevoir
Êtes-vous conscient de l’importance de tirer le meilleur parti des possibilités de la technologie dans les PME ? Il est temps d’élaborer un plan de transformation numérique qui aide notre entreprise à y parvenir.
1. Inclure la transformation numérique de la PME dans le plan stratégique de l'entreprise
Cette prémisse est directement liée à l’un des défis de la numérisation, à savoir considérer le processus comme un investissement à long terme. Un moyen très efficace pour y parvenir est d’inclure la transformation numérique dans les plans stratégiques de l’entreprise.
Rappelons qu’il ne s’agit pas de mettre en place quelques outils isolés. Toute l’entreprise doit être impliquée dans la transformation numérique.
2. Numériser la gestion du personnel
La première question que se posent les PME qui veulent mettre en œuvre un processus complet de transformation numérique est de savoir combien d’outils elles doivent mettre en œuvre et comment elles peuvent les appliquer dans leur entreprise.
Cependant, l’un des domaines les plus susceptibles d’être numérisés et d’avoir un impact direct sur la transformation de l’entreprise est la gestion du personnel.
Dans ces processus de numérisation, les services des ressources humaines sont appelés à diriger le changement. En outre, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion du personnel a le double avantage de favoriser la transformation culturelle de l’organisation tout en optimisant le temps du personnel des RH.
Les logiciels de recrutement et de sélection, par exemple, vous permettent de publier jusqu’à 80 sources de recrutement en même temps et de gérer les candidatures à partir d’un seul endroit – ce qui est très utile pour une PME lorsqu’il s’agit d’embaucher.
Il permet également d’inclure des filtres d’exclusion et d’autres paramètre, d’éviter les demandes en double, etc. La version la plus basique de ce logiciel peut être obtenue à partir de rien.
La plate-forme dispose également d’un logiciel de gestion du temps pour les PME ainsi que d’autres logiciels conçus pour gérer les vacances et les absences. Ce sont des outils qui permettent à ces entreprises de gérer ce type de questions comme les grandes, avec les avantages que cela implique, et sans entraîner de gros frais.
Quant au logiciel de gestion des temps pour les PME, il permet de se conformer à la législation en vigueur, de créer des alertes, de favoriser la communication entre le gestionnaire et l’employé, et de favoriser les flux de travail. Quant aux vacances, il évite les chevauchements, prévoit des vacances par défaut, des alertes pour prévenir de tout incident, etc.
3. Encourager une formation appropriée.
Nous n’avons pas à supposer que tous les travailleurs ont des connaissances de base en matière de nouvelles technologies.
Il est conseillé de détecter d’éventuelles lacunes à cet égard avant de mettre en œuvre des systèmes numériques, car sinon nous pourrions constater que le personnel ne peut pas tirer parti de toutes ses possibilités. L’entreprise doit offrir la formation nécessaire pour faire face à la numérisation.
Un système CRM peut être d’une grande aide à cet égard, une plateforme également destinée aux PME qui permet de gérer toutes les ressources à partir d’un seul endroit, de télécharger différents types de contenu, de mesurer l’efficacité de la formation, les progrès des employés et bien plus encore.
4. Définir les priorités de la transformation numérique pour les PME.
Nous avons déjà souligné que la transformation numérique des PME doit avoir un caractère intégratif. Cela ne signifie pas qu’il faille mettre en œuvre tous les outils numériques en même temps, ce qui pourrait entraîner une véritable paralysie opérationnelle à court terme.
Il est conseillé de fixer des priorités pour traiter en premier lieu certains aspects de l’entreprise, en gardant à l’esprit que tout le monde finira par passer au numérique à un moment donné. Il ne faut pas oublier que les PME disposent de moins de ressources financières pour entreprendre l’ensemble du processus en une seule fois.
5. Adapter l'organisation à l'environnement numérique.
La transformation numérique dans les PME et en général ouvre la porte à l’adoption d’une organisation plus horizontale, sans que cela n’implique la dilution des responsabilités ou l’absence d’autorité des responsables de l’entreprise.
Tout simplement, les salariés sont encouragés à participer à davantage de décisions et à se sentir libres d’avancer leurs propositions et même d’organiser leur journée de travail (dans des limites prédéfinies).
6. Évaluer périodiquement le processus de numérisation pour les PME.
La transformation numérique n’a pas de date limite objective pour sa matérialisation. Il est évident qu’il viendra un moment où la plupart des processus seront développés en tirant parti des possibilités des nouvelles technologies.
Il sera alors temps d’évaluer régulièrement l’état du processus, de détecter les systèmes devenus obsolètes et, surtout, de réagir rapidement lorsque des problèmes sont détectés.
7. Observer et promouvoir la numérisation des fournisseurs et autres entreprises collaboratrices.
Aucune entreprise ne peut fonctionner comme si elle était une île. Même si une entreprise a pris un engagement ferme en faveur de la numérisation et a fait de grands progrès dans cette direction, elle doit envisager la possibilité que d’autres entreprises avec lesquelles elle interagit quotidiennement ne l’ont pas fait.
Il est donc conseillé de s’adapter au mode de fonctionnement de chaque entreprise, notamment en ce qui concerne les fournisseurs, les collaborateurs et/ou les clients.
